鄂警院[2008]168号

第十条 公文一般由份数序号、秘密等级、发文单位标识、发文字号、签发人（会签人）、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等要素组成。

第十一条 公文眉首包括发文单位标识、发文字号和签发人等。

(一)发文字号应当包括单位代字、年份和序号。年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

(二)上行文应当注明签发人姓名。

第十二条 公文主体包括公文标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章等。

(一)公文标题一般由发文单位全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。

1、标题中的事由应当准确简要地概括公文的主要内容。

2、下发学院产生的公文用“印发”；下发上级、同级或不相隶属单位的公文用“转发”。转发公文，只将事由写清楚，不必照抄原标题，也不得只写原发文字号；被转发的公文，应隐去发文单位标识和版记，在标题下面标明发文字号，在该文的落款处写上发文单位名称。

3、标题中除法律、法规、规章名称和书名加书名号外，一般不用标点符号。

4、标题可分一行或多行居中排布；回行时，应做到词意完整，排列对称，间距恰当。

(二)主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

(三)公文如有附件，应在正文之后（下空1行左空2字）、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××）；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

(四)成文日期以负责人签发的日期为准；成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。

(五)除会议纪要外，公文应当加盖印章。学院制发的公文在落款处不署名称，只标识成文时间，印章应端正、居中下压成文时间。

(六)印章必须与正文同处一面但不得压正文。当正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(七)公文如有附注（附注是对公文的发送范围、使用时需注意事项及与公文有关的情况说明），应加圆括号标识在成文日期下1行（左空2字）。

第十三条 公文版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。版记包括主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、印发份数等。

(一)公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。公文主题词统一按要求标注，先标类别词，再标类属词，最后标文种，词目最多不超过5个，词目之间空1字。

(二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化的简称、统称。抄送单位排列顺序一行为上级单位，一行为同级单位，一行为其他单位。

公文前有主送单位的后面用抄送，前面无主送单位的后面用分送。抄送、分送单位之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送、分送单位对齐，在最后一个抄送、分送单位后标句号。

(三)印发单位标识于抄送单位反线之下，署公文印发单位的全称。以学院名义制发的公文，印发单位一般为：澳门一沙金网址娱乐网站办公室。

(四)印发日期以公文缮印日期为准，与印发单位并排，用阿拉伯数码标识。

第十四条 学院公文中各要素排列顺序、标识规则和公文的纸张要求、印制要求等参照《国家行政单位公文格式》（GB/T9704—1999）国家标准执行。

第五章 行文规则

第十五条 行文应当确有必要，注重效用。

第十六条 行文关系应根据隶属关系和职权范围来确定，一般不得越级请示和报告。

第十七条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他上级单位的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。因情况特殊确需越级的请示，应当抄送被越过的单位；上级单位对越级请示的批复，亦应抄送被越过的单位。

第十八条 “报告”不得夹带请示事项。

第十九条 对上级单位公文没有具体贯彻实施意见的，原则上原文翻印或复印下发贯彻执行。

第六章 公文办理

第二十条 公文办理包括公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、传递等程序。

第二十一条 草拟公文应当做到：

(一)符合国家法律、法规、规章和上级单位的有关规定。

(二)情况确实，观点明确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

(四)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。

(五)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。

(六)必须使用国家法定计量单位。

(七)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(八)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十二条 院直属各单位拟制公文，对文稿中涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报院办公室提请院领导协调或裁定。

第二十三条 凡以警官学院名义制发的公文文稿送院领导签发前，应由承办单位先行文字审核和单位主要负责人审核把关后，送院办公室文字审核。文字审核重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合草拟公文的有关要求，公文文种、格式是否符合本办法的规定。文稿如需作较大修改，应当与原起草单位协商或请其修改。

文稿审核后，应将草拟原稿、修改稿和有关背景材料一并送院领导审定签发。未经院办公室审核的文稿，院领导可不予签发。

第二十四条 院领导签发公文，应当写明具体意见，并署上姓名和签发日期。学院公文签发权限规定如下：

（一）学院党务文件，经分管院领导审核后，报院党委书记签发；

（二）学院行政文件，经分管院领导审核后，报院长签发；

（三）印发《中共澳门一沙金网址娱乐网站委员会会议纪要》，由办公室主任审核，报院党委书记签发；

（四）印发《澳门一沙金网址娱乐网站院长办公会议纪要》，由办公室主任审核，报院长签发；

（五）印发《澳门一沙金网址娱乐网站专题会议纪要》，一般经相关部门会签后，由主持会议的院领导签发；其中，会议议定事项超出主持会议院领导分管范围的，应批请相关院领导审核或签署意见后，报院党委书记或院长签发。

第二十五条 以学院名义起草公文送审、送签时，一律填写《澳门一沙金网址娱乐网站发文稿纸》。

第二十六条 起草、审核和签发公文应使用碳素墨水或蓝黑墨水等符合存档要求的书写用品。

第二十七条 公文文稿签发后，院办公室应当进行复核并编发文字号。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式、文种使用是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第二十八条 缮印公文必须符合规定的格式式样，做到字迹清晰、纸面整洁；对公文文稿应当注意保护，不得涂抹和损坏。校对应忠实于文稿，做到准确无误。加盖印章应当符合有关规定，做到端正、清晰。

第二十九条 “三密”公文应当在信封上标明秘密等级。绝密级公文应使用专用信封，并加盖专用密封章或贴密封签。“三密”公文应当由机要员传递或指定专人传递。

第七章 公文归档

第三十条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》及学院各类文件材料归档办法等规定，按时将公文的底稿、正本和有关材料整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十一条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十二条 会议文件和公务活动材料的立卷归档工作应当做到：学院召开的重要会议和举办的重大活动形成的文件材料（含记录、录音、录像、照片等），由组织会议或活动的人员整理后交院档案部门归档。

院领导和院直各单位负责人外出参加会议和重要活动带回的文件材料，应及时交院档案部门归档。

第三十三条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十四条 草拟、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章 公文管理

第三十五条 院办公室是学院公文处理的管理机构，主管学院的公文处理工作并指导院直属各单位的公文处理工作。

第三十六条 上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院办公室主任批准，可以翻印。翻印时应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第三十七条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十八条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经院办公室分管文秘工作的负责人批准，移交院保密办集中送机要销毁站销毁。销毁的“三密”公文要登记，由二人以上监督销毁，保证不丢失、不漏销。

第三十九条单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理后，应按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附 则

第四十条 本办法适用于院直属各单位。

第四十一条 电子文件的处理，待国务院、省政府制定有关规定后遵照执行。

第四十二条 本办法由院办公室负责解释。

第四十三条 本办法自公布之日起正式施行。